Cuối năm 2020, Nhà trường đã bắt đầu triển khai kế hoạch báo cáo nhiệm vụ thường kỳ phục vụ kỳ họp giao ban 2 tuần/lần, 2 lần/1 tháng về các Phòng, Ban và Khoa thực hiện. Đến đầu tháng 01 năm 2021, Thư ký Khoa được giao trách nhiệm tổng hợp công việc từ các bộ phận trực thuộc (Giáo vụ, Quản sinh, Quản lý thực tập, NCKH và Đoàn hội sinh viên) để báo cáo về Ban Lãnh đạo khoa. Để thực hiện việc báo cáo trên, Thư ký Khoa phải đề nghị các cá nhân có liên quan báo cáo công việc để tập hợp. Thời gian để tổng hợp thông tin báo cáo có thể mất từ 1 đến 2 ngày và không thể tránh khỏi việc thiếu sót nếu cá nhân đó không tổng hợp công việc một cách đầy đủ và chi tiết. Hầu hết bộ phận văn phòng quản lý công việc của mình bằng cách tự nhớ tên công việc; có ghi chú trong sổ tay hoặc dùng ghi chú điện tử (ứng dụng sticky note trên máy tính). Điều này có thể tiện lợi cho nhân viên mỗi khi nhận việc, tuy nhiên có khả năng sẽ quên tên nội dung công việc sau khi đã hoàn thành và báo cáo. Từ đó dẫn đến khó khăn trong việc tập hợp lại các nội dung công việc đã hoàn tất trong tháng, trong từng học kỳ, thậm chí không thể nhớ các công việc đã được thực hiện trong quá khứ. Bên cạnh đó, việc này còn có thể gây khó khăn cho các hoạt động như báo cáo, tổng hợp hay trích lọc tìm minh chứng phục vụ các hoạt động của Khoa và Nhà trường.

Mặt khác, việc quản lý công việc 1 cách thủ công và truyền thống như vậy sẽ làm cho nhân viên ít chủ động hơn trong công việc, không có thói quen thường xuyên lên kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Nhằm hướng đến việc giải quyết vấn đề cốt lõi, với vai trò là bộ phận trực tiếp phụ trách tổng hợp thông tin, tôi đã thực hiện giải pháp “Ứng dụng Excel trong quản lý và theo dõi công việc tại Văn phòng khoa Ngôn ngữ Anh” hướng tới việc nâng cao hiệu suất công việc, tạo thói quen chủ động lên kế hoạch và tránh tình trạng quên việc, sót việc hay quá tải cho các cá nhân thuộc bộ phận văn phòng.

()